A Debreceni Egyetem Szenátusa 2014. május 15-i ülésén jóváhagyta az egyetem doktori szabályzatának módosítását. A szabályzat V. FEJEZET 15. § (1) bekezdésében foglaltak értelmében a jelöltnek „a [tudományos munkásságot igazoló] közlemények egy-egy példányát [...] a DE Egyetemi és Nemzeti Könyvtár publikációs adatbázisába fel kell töltenie. Az adatbázisba feltöltött közlemények alapján a Könyvtár elkészíti és hitelesíti a jelölt publikációs listáját, a hitelesített listát a jelölt az értekezéssel együtt benyújtja a tudományterületi doktori tanácshoz.”
A feltöltés és a hitelesített lista kiadása egyaránt a DEENK által üzemeltetett iDEa Tudóstér nevű portálon zajlik.
A folyamat a következőképpen valósul meg
1. A publikációk feltöltése az iDEa Tudóstérbe
a. A közlemények adatait és pdf változatát (teljes szövegét) a Tudóstér erre létrehozott űrlapján a jelöltnek kell feltöltenie.
b. Azokat a közleményeket, melyeket az értekezés igazolásához kívánnak felhasználni, a feltöltés során külön meg kell jelölni. Ehhez ki kell pipálni az ,Az értekezés alapjául szolgáló közlemény-e?" jelölőnégyzetét! (A jelölőnégyzet csak a hálózati azonosító / Neptun kód megadása után válik aktívvá. Amennyiben akkor sem, a jelöltnek fel kell vennie a kapcsolatot a tanulmányi felelőssel.)
2. Hitelesített Publikációs Lista igénylése
a. A listát a jelöltnek kell megigényelnie az erre a célra létrehozott űrlapon.
b. A feltöltött adatok alapján a könyvtár az adott tudományterület követelményeinek megfelelő előzetes listát generál.
c. Az előzetes listát a könyvtár e-mailben küldi el a jelöltnek ellenőrzésre.
d. A lista elfogadásáról, vagy az esetleges változtatásokról a jelölt e-mailben tájékoztatja a könyvtárat (publikaciok@lib.unideb.hu).
e. Az egyeztetéseket követően a könyvtár elkészíti a végleges listát (az érintett doktori tanács döntésétől függően angol nyelven is).
f. A nem szerkeszthető pdf formátumban elkészített Hitelesített Publikációs Listát a könyvtár e-mailben küldi el a jelöltnek.
g. A Listát a jelöltön kívül megkapják:
i. a témavezető(k),
ii. a doktori iskola vezetője,
iii. a doktori iskola titkára,
iv. a tudományterületi doktori tanács titkára.